Hướng dẫn lập yêu cầu báo giá (RFQ) dây và cáp điện cho dự án: thông tin cần có, sai lầm thường gặp và checklist

Vì sao RFQ tốt quyết định chất lượng báo giá?

Dây và cáp điện thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vật tư cơ điện của một dự án. Thế nhưng nhiều yêu cầu báo giá vẫn chỉ là một dòng tin nhắn kiểu “báo giá giúp cáp 4x35, 500 m”. Với thông tin như vậy, mỗi nhà cung cấp sẽ tự hiểu theo một cách: có người báo cáp đồng, có người báo cáp nhôm; có người báo cách điện XLPE, có người báo PVC; có người tính giao tận công trình, có người tính giao tại kho. Kết quả là bảng so sánh giá không cùng mặt bằng, mất thời gian hỏi lại, và rủi ro mua sai vật tư. Một RFQ (Request for Quotation) đầy đủ giúp bên mua nhận báo giá nhanh hơn, chính xác hơn và so sánh được.

Thông tin bắt buộc trong RFQ dây và cáp điện

1. Thông tin dự án và đầu mối

• Tên dự án, chủ đầu tư, loại công trình, giai đoạn (dự toán, đấu thầu hay mua hàng thực tế).
• Người liên hệ kỹ thuật và thương mại, số điện thoại, email.
• Hạn chót nhận báo giá và thời hạn hiệu lực báo giá mong muốn.

2. Mô tả kỹ thuật cho từng dòng cáp

• Ký hiệu và mô tả đầy đủ: ví dụ Cu/XLPE/PVC/DSTA/PVC thay vì chỉ ghi “cáp ngầm”.
• Số lõi × tiết diện: phân biệt rõ 4x95 với 3x95+1x50, có hay không lõi tiếp địa riêng.
• Cấp điện áp: 300/500 V, 450/750 V, 0,6/1 kV hay trung thế.
• Vật liệu ruột dẫn và cấp ruột: đồng hay nhôm, ruột cứng cấp 1, 2 hay ruột mềm cấp 5.
• Tính năng đặc biệt: chậm cháy (ghi rõ IEC 60332-1-2 hay IEC 60332-3 cấp nào), chống cháy (IEC 60331, thời gian duy trì), vỏ LSZH, chống nhiễu, chống mối, chống UV.
• Màu sắc cách điện, vỏ nếu có yêu cầu riêng.

3. Tiêu chuẩn và hồ sơ chất lượng

• Tiêu chuẩn sản phẩm áp dụng: TCVN 5935-1 / IEC 60502-1, TCVN 6610 / IEC 60227, BS EN 50618…
• Yêu cầu hợp quy theo QCVN 4:2009/BKHCN với sản phẩm thuộc phạm vi.
• Danh mục hồ sơ cần nộp: CQ, biên bản thử nghiệm điển hình, giấy ủy quyền, CO nếu là hàng nhập khẩu, catalogue, bảo hành.
• Thương hiệu chỉ định hoặc “tương đương”, kèm tiêu chí đánh giá tương đương.

4. Số lượng và quy cách đóng gói

• Đơn vị tính thống nhất: mét, cuộn hay kg.
• Dây dân dụng thường đóng cuộn chiều dài tiêu chuẩn; cáp điện lực đóng lô gỗ hoặc lô sắt.
• Nếu có thể, liệt kê chiều dài theo từng tuyến (cut length) để nhà máy bố trí chiều dài lô phù hợp, giảm đầu thừa và mối nối.
• Dung sai chiều dài chấp nhận và cách xử lý phần dư.

5. Tiến độ và giao hàng

• Ngày cần hàng, giao một lần hay chia nhiều đợt theo tiến độ thi công.
• Địa điểm giao cụ thể, điều kiện đường vào cho xe tải, có cẩu hay xe nâng tại công trình hay không, khung giờ được phép giao.
• Yêu cầu về hoàn trả lô cáp sau khi sử dụng.

6. Điều kiện thương mại

• Phương thức thanh toán, tạm ứng, bảo lãnh nếu có.
• Giá đã gồm hay chưa gồm VAT, vận chuyển, bốc xếp.
• Cơ chế điều chỉnh giá khi giá đồng biến động với các dự án giao hàng kéo dài.

Ví dụ trình bày BOQ

Bảng trên chỉ minh họa cách trình bày; số liệu cụ thể lấy theo hồ sơ thiết kế của dự án.

Những sai lầm thường gặp

• Ghi tắt, thiếu thông tin: chỉ ghi “cáp 4x35” không rõ vật liệu, cách điện, giáp, cấp điện áp.
• Nhầm cấu hình lõi: BOQ ghi 4x95 trong khi bản vẽ là 3x95+1x50, hoặc thiếu lõi tiếp địa.
• Bỏ sót yêu cầu PCCC: tuyến cấp nguồn cho bơm chữa cháy, quạt hút khói nhưng RFQ không nêu yêu cầu chống cháy.
• Chỉ ghi tổng mét: không tách theo tuyến khiến lô cáp giao về bị cắt không khớp, phát sinh mối nối hoặc đầu thừa lớn.
• Không tính hao hụt: thiếu phần dự phòng cho đoạn uốn, đầu đấu nối trong tủ, đường đi thực tế dài hơn bản vẽ.
• Không nêu tiến độ sớm: các mã đặc biệt, tiết diện lớn hoặc cáp sản xuất theo yêu cầu cần thời gian sản xuất; báo gấp sẽ hạn chế lựa chọn.
• So sánh giá khác thời điểm: báo giá cách nhau vài tuần có thể chênh lệch do biến động giá đồng.
• Không yêu cầu hồ sơ từ đầu: đến khi giao hàng mới hỏi CQ, biên bản thử nghiệm, dẫn đến chậm nghiệm thu.

Checklist RFQ dây và cáp điện

Có thể sao chép checklist dưới đây làm biểu mẫu nội bộ hoặc dùng để rà soát trước khi gửi yêu cầu:

1. Tên dự án, chủ đầu tư, giai đoạn mua hàng, đầu mối liên hệ.
2. Hạn nhận báo giá, thời hạn hiệu lực báo giá.
3. BOQ có số thứ tự, mô tả đầy đủ cấu tạo từng dòng cáp.
4. Số lõi × tiết diện, cấp điện áp, vật liệu và cấp ruột dẫn.
5. Tính năng chậm cháy, chống cháy, LSZH, chống nhiễu kèm tiêu chuẩn thử.
6. Tiêu chuẩn sản phẩm và yêu cầu hợp quy.
7. Đơn vị tính, số lượng, chiều dài theo tuyến, dung sai.
8. Quy cách đóng gói: cuộn, lô gỗ, lô sắt; yêu cầu hoàn trả lô.
9. Tiến độ cần hàng, số đợt giao.
10. Địa điểm giao, điều kiện xe vào, phương tiện bốc dỡ.
11. Danh mục hồ sơ chất lượng cần nộp kèm hàng.
12. Thương hiệu chỉ định hoặc tiêu chí tương đương.
13. Điều kiện thanh toán, VAT, vận chuyển, cơ chế điều chỉnh giá.
14. File đính kèm: bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, sơ đồ nguyên lý.

Gửi RFQ đến CTI RFQ Center

CTI COM là đơn vị ủy quyền, đại diện thương mại của Nhà máy Dây và Cáp điện Z43 – Bộ Quốc phòng từ năm 2019, với mạng lưới văn phòng tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM. Theo chính sách công bố của Z43 dành cho khách hàng công trình, dự án, nhà máy có thể sản xuất theo yêu cầu kỹ thuật của từng công trình, cùng các chính sách hỗ trợ về tiến độ và vận chuyển tùy từng đơn hàng.

Hãy gửi BOQ, bản vẽ và chỉ dẫn kỹ thuật qua CTI RFQ Center trên website cti-group.vn, hoặc liên hệ hotline Dây và cáp điện 0965.19.19.13, email ctycticom85@gmail.com. Đội ngũ kỹ thuật của CTI sẽ rà soát yêu cầu, làm rõ các điểm còn thiếu và gửi báo giá kèm danh mục hồ sơ chất lượng để bạn so sánh trên cùng một mặt bằng.